Month: mars 2014

Publisert

Hvorfor velge åpen kildekode? – Del 2 av 3

Open source som strategi hos IT-avdelingenUiB logo

Dette er del 2 av 3 om open source-programvare. Del 1 finner du her, del 3 finner du her.

IT-avdelingens strategi for 2010-2015 sier blant annnet:

  • «1.2. Teknologiløsninger skal baseres på åpne og veldokumenterte standarder.»
  • «1.3. Åpen kildekode skal foretrekkes.»

Dette er et strategisk valg som er tatt basert på at vi mener vi kan yte bedre tjenester til brukerne hvis vi velger åpne standarder og open source. Innlåsing i proprietære løsninger og ikke-dokumenterte standarder låser oss til én leverandør, gir oss mindre synergier mellom forskjellige tjenester og er veldig utsatt for endringer hos denne ene leverandøren. Åpne standarder og open source setter oss derimot i stand til å integrere forskjellige systemer sammen, gjøre lokale tilpasninger, gjenbruke data og ikke minst sikre oss at vi kan bytte system uten å ha problemer med flytting av data.

Mange ansatte og studenter ved UiB blir kanskje først introdusert til open source-programvare når de bruker klientdriftede maskiner på campus, fordi IT-avdelingen har vært bevisst på å velge open source-alternativer i sine standard programvarepakker og tilbyr som en av de få universitetene i landet klientdriftet Ubuntu Linux. IT-avdelingen har med jevne mellomrom promotert åpen og fri programvare gjennom nettsider og nyhetsbrev, med intensjon om å gjøre både ansatte og studenter oppmerksom på fordelene ved å velge open source, og hvilke open source-alternativer som finnes til proprietære løsninger. Det kan imidlertid tenkes at fokuset har vært litt feil når open source presenteres utenfor fagmiljøene: Å presse open source tekstbehandlingsverktøy eller Linux på en passelig interessert UiB-ansatt eller student som ikke ser hvordan dette tjener han på noen som helst måte, er kanskje ikke den beste måten å skape begeistring og engasjement for open source. Noen får til og med negative assosiasjoner, og forbinder det med noe uvant, komplisert eller et billig alternativ til «ordenlig programvare», selv om disse assosiasjonene i mange tilfeller skyldes manglende kunnskap. Kanskje er det mer interessant å vise hva som ligger i kulissene hos IT-avdelingen; tjenester alle ansatte og studenter bruker hver eneste dag, som fungerer så bra som de gjør nettopp fordi de er basert på open source-programvare.

Open source i kulissene

Eposthåndteringen til UiB er et utmerket eksempel. UiB har siden 1997 brukt EXIM Exim Logosom såkalt message transfer agent, utviklet ved Universitetet i Cambridge allerede i 1995. All epost som går inn og ut av UiB håndteres av EXIM. Etter 19 år er programvaren fremdeles under aktiv utvikling, og UiB er slett ikke alene om å bruke verktøyet: En undersøkelse fra 2013 viser at rundt 48 % av alle offentlige eposttjenere på verdensbasis bruker EXIM1. Vi var imidlertid tidlig ute med å implementere systemet og har lagt til en god del egen funksjonalitet for å tilpasse det til våre behov (for eksempel integrering mot spamhåndteringsverktøy). Vi har også gitt kode tilbake prosjektet og noe av dette er i dag en del av den offisielle programvaren. Dette er mye av grunnen til at EXIM har fungert så bra, så lenge: det blir utviklet i fellesskap av de som har interesse og nytte av systemet – enten det er bedrifter, offentlige institusjoner eller privatpersoner – fremfor én produsent som først og fremst ønsker maksimal profitt. EXIM har dessuten hatt få alvorlige sikkerhetshull i sin lange levetid2 og at disse har blitt så raskt oppdaget og rettet er nettopp fordi de synliggjøres i en åpen og fritt tilgjengelig i kildekode.

Majoriteten av alle servere IT-avdelingen drifter (fysiske og virtuelle) kjører open source-operativsystemer. Det meste av programvaren som kjører på disse serverene (på både høyere og lavere nivå) er også open source. Dette utgjør mye av kjernen av IT-avdelingens virksomhet. Noen eksempler på tjenester basert på open source-programvare:

  • UiBs eksterne websider er basert på publiseringssystemet Drupal
  • Mi side er basert på .LRN og OpenACS
  • DNS er basert på BIND (DNS er kort forklart det som gjør at du kan skrive google.no i adressefeltet i stedet for 173.194.65.94)
  • Digital undervisning er basert på Opencast Matterhorn
  • prosjekt.uib.no, verktøy for prosjektstyring, er basert på Redmine
  • blogg, IT-avdelingens bloggtjeneste, er basert på WordPress (noe UiBeta også er).
  • Issue-Tracker, sakshåndteringsverktøyet ansatte og studenter bruker når de rapporterer inn problemer til IT-avdelingen og andre administrative avdelinger. Det brukes også til håndtering av en rekke andre arbeidsprosesser. Verktøyet er i veldig stor grad videreutviklet internt på IT-avdelingen tilpasset våre behov.
  • Klientdrift på Unix-baserte operativsystemer (Mac OS X og Ubuntu Linux) er basert på bl.a. Puppet og Munki
  • UH-sky er et samarbeidsprosjekt mellom Universitets- og høyskolesektoren i regi av UNINETT som UiB deltar i. Infrastrukturen er bygd rundt OpenStack og er gjennomgående basert på open source-programvare.

Og dette er bare et utvalg.

I neste del vil vi vise hvorfor utdanningsinstitusjoner og det offentlige generelt har mye igjen for å velge open source.

  1. E-Soft MX survey ↩
  2. EXIM på Wikipedia
    resten FreeBSD
    dokumentasjon. ↩
Publisert

Ny webmail – pilot

Nettjenesten webmail.uib.no så dagens lys i januar 1999 og er mest brukt av studenter, men også en del ansatte bruker den. Statistikken forteller at ca 6 000 er daglige brukere og at det over en to ukers periode er ca 12–13 000 som har benyttet tjenesten. Flest er pålogget mellom kl 12:00 og 14:00 med omtrent 1 200 brukere.

Webmail har hele tiden brukt Open Source produktet Horde/IMP. IT-avdelingen ser nå etter en arvtaker som har bedre brukergrensesnitt og støtte for mobile enheter og nettbrett.

Vi har valgt å se nærmere på Open Source produktet Roundcube og har satt opp en pilot på mail.uib.no som ansatte og studenter ved UiB oppfordres til å teste.

Vær oppmerksom på at dette forløpig er en pilot, så endring av innstillinger, adresselister, osv kan forsvinne når vi lanserer en endelig løsning for produksjon i mai 2014.

Ansatte som bruker Outlook/Exchange kan også teste løsningen, men må da passe på sette Server (Tenar) til «Ansatte med Outlook/Exchange».

Gå til mail.uib.no og prøv! Vi setter pris på tilbakemelding.

webmail-pilot-login

webmail-pilot-mailview

Publisert

Åpent og digitalt akademia. Hva skjer i bibliotekene?

En kort oppsummering av BIBSYS-konferansen 2014.

BIBSYS er et statlig forvaltningsorgan og leverandør av produkter og bibliotektjenester, primært til institusjoner i Universitets- og høyskolesektoren. Årets konferanse rettet søkelyset mot hvordan fag- og forskningsbibliotek skal møte en tid der åpen publisering og deling av data på nett blir stadig viktigere for forskere og studenter. Hvilke roller skal biblioteket ha, og hvilke verktøy kan vi tilby?  Her er et sammendrag fra noen av innleggene.

Frode Arntsen, direktør i BIBSYS, innledet konferansen med å fortelle om nye verktøy, deriblant søketjenesten Oria. Søketjenesten som vi dag tilbyr, Bibsys Ask, skal fases ut og erstattes med Oria. Oria vil være en felles portal til alt materialet som finnes ved norske fag- og forskningsbibliotek, supplert med elektronisk materiale fra åpne kilder: «Tjenesten skal gi en mer enhetlig tilgang til materiale som bøker, tidsskrifter, dokumenter, artikler, musikk og filmer».  Den største forskjellen på Oria og Bibsys Ask er at Oria altså søker i flere kilder, og dermed gir flere treff. I motsetning til Bibsys Ask gir Oria direkte tilgang til fulltekst der det er tilgjengelig. I Oria skal en også få anbefalinger om andre forfattere og artikler innenfor et tema, samt en oversikt over de mest populære artiklene. Søketjenesten vil etter planen tas i bruk ved UiB når Universitetsbiblioteket går over på ny webplattform.

Massive Open Online Courses

Et tema som fikk mye oppmerksomhet på konferansen var Massive Open Online Courses (MOOCs). En MOOC er et gratis fjernundervisningskurs som følges på nett.  Antall studieplasser ikke er begrenset, slik at antallet studenter kan være tusenvis. Studenter deltar gjennom strømming av forelesninger, aktivitet i gruppediskusjoner, de leser pensum, skriver oppgaver og løse flervalgsoppgaver på nett. At kurset er åpent vil si at det er gratis og uten formelle opptakskrav. MOOCs skiller seg fra tradisjonell fjernundervisning ved at nettet brukes til toveiskommunikasjon mellom studentene, i stedet for å bruke teknologi til å distribuere læremidler fra kursholder til student. Flere massivt åpne nettkurs lar deltakerne rette hverandres oppgaver, og gi hverandre karakterer. Men man får ikke tilbakemelding på læring og progresjon fra lærer/foreleser, og man får heller ikke noe papir fra en institusjon på at man har gjennomført kurset.  Noen læresteder tilbyr  studiepoeng eller kursbevis for fullføring, men da mot betaling.

Berit Kjeldstad, Prorektor for utdanning ved NTNU, og leder av det nasjonale MOOC-utvalget i Norge, holdt et innlegg om siste nytt i Norge på dette området. I desember 2013 la det nasjonale MOOC-utvalget fram sin rapport med anbefalinger om hvordan norske myndigheter og institusjoner skal forholde seg til denne utviklingen. Også miljøer ved UiB har planer om MOOCs (se for eksempel På Høyden oktober 2013).

Også Hugh Davis, Professor of Learning Technologies ved University of Southampton, snakket om MOOCs. University of Southampton har drevet med dette en stund, og Professor Hugh Davis har vært en av pionerne, og viste til eksempler og erfaringer de hadde. For eksempel en MOOC som går nå om Web Science. Her hadde biblioteket hatt en aktiv rolle i utviklingen. Bibliotekenes rolle i MOOCS kan være at de kan være behjelpelige med blant annet å finne litteratur som man lovlig kan legge ut i MOOCS uten å komme i konflikt med opphavsrettigheter. Davis snakket også noe om frykten for at fritt tilgjengelige undervisningsopplegg fra renommerte universiteter på web vil minske behovet for undervisnings-personale ved mindre universitet. Jacques Koreman, professor i fonetikk ved NTNU, har skrevet en bloggpost om dette, for de som er interessert.

Tilgjengeliggjøring av forskningsdata

Et annet tema på konferansen var tilgjengeliggjøring av forskningsdata. Noen mener det er et prinsipp at forskning som er finansiert av det offentlige, også skal være åpent tilgjengelig for alle. Geoffrey Boulton, geolog, og Regius Professor Emeritus ved University of Edinburgh, snakket om åpne forskningsdata, og hvorfor han mener dette er fremtiden. I følge Geoffrey Boulton er ikke forskningen åpen før også dataene som ligger til grunn for konklusjonene er åpent tilgjengelige. For først med data for hånden kan man gå forskningen ordentlig i sømmene og se om resultater i realiteten er reproduserbare. Tilgjengeliggjøring av data gir også nye muligheter for å sette sammen og kombinere datasett, både innenfor en disiplin og på tvers av disipliner:

New means of acquiring, storing and analyzing data have created an unprecedented explosion of digital data in recent decades. Coupled with ubiquitous means of instantaneous communication, they are fundamentally changing the nature of the scientific enterprise. They permit analysis of large and complex datasets to reveal relationships in phenomena that have hitherto been beyond our capacity to resolve and facilitate new modes of collaboration that increase the creativity of the scientific enterprise through interaction of many brains and many communities unbounded by institutional walls.

Åpenhet gjennom hele forskningsprosessen vil også gjøre fusk vanskeligere, da den i en del tilfeller kan bli lettere å avsløre.  Boulton ønsker seg forskningsbibliotek som kan støtte forskeren i både i publisering og tilgjengeliggjøring av data, og i jakten på dem. Han mener bibliotekene i stor grad ansetter feil folk. I stedet for tradisjonelle bibliotekarer ser han for seg dataspesialister om blant annet kan drive «datamining» og andre avanserte former for informasjons- og kildesøk som det vil bli for komplisert og tidkrevende for forskeren selv å gjøre.

Sist, men ikke minst må jeg nevne innlegget til Live Rasmussen, leder av Realfagsbiblioteket ved UiO. Hun holdt et inspirerende innlegg om Realfagsbiblioteket som arena for forskningsformidling. Siden 2010 har de tatt initiativ til og tilrettelagt for ulike formidlingssarrangementer sammen med enkeltforskere, MN-fakultetet eller andre samarbeidspartnere ved og utenfor UiO. De har klart å få en imponerende liste med navn på gjestelisten. Vi snakker mat.nat superstjerner her. En filmsnutt med høydepunkter fra 2012-2013 ligger på youtube: https://www.youtube.com/watch?v=9a4vquX19x4/ Jeg skulle gjerne sett at UiB og Universitetsbiblioteket i Bergen lar seg inspirere av dette.

Publisert

Hvorfor velge åpen kildekode? – Del 1 av 3

Dette er del 1 av 3 om open source-programvare. Del 2 finner du her, del 3 finner du her.

Vi vil vise hvilke fordeler det i svært mange tilfeller gir å velge open source fremfor lukkede, proprietære løsninger. Vi vil så fortelle hvordan IT-avdelingen bruker open source-programvare til å levere tjenester til ansatte og studenter og hvorfor særlig offentlig sektor har mye igjen for å bruke, utvikle og bidra til open source-prosjekter.

Artikkelforfatterene jobber begge i Faggruppe Unix, Seksjon for infrastruktur ved IT-avdelingen. Meningene som fremkommer her er våre egne og må ikke tas som IT-avdelingens eller UiBs offisielle synspunkter.

Open Source Software er programvare utviklet med en fri lisens som betyr at alle kan se hvordan den virker og gjøre endringer og forbedringer hvis de ønsker det. Hvem som helst kan også redistribuere programvaren på vilkårene til lisensen. Dette er en stor fordel sammenlignet med proprietær programvare, der en er låst til en leverandør og står dårlig stilt om leverandøren går konkurs eller slutter å støtte programvaren.

Det er en vanlig misforståelse at open source-programvare velges først og fremst fordi den er gratis. Selv om dette kan være et argument, er det ofte andre fordeler som veier tyngre. Det er heller ikke all open source-programvare som er gratis.

For de som ikke jobber med IT profesjonelt assosieres open source-programvare gjerne med kontorprogramvare som LibreOffice, nettlesere som Firefox og operativsystem som Linux og for enkelte fremstår nok open source som noe for spesielt interesserte. De fleste vil jo bare ha noe som virker. Det som imidlertid mange ikke er klar over er at det ligger open source-programvare bak flere av de viktigste tjenestene IT-avdelingen og Universitetet i Bergen leverer til sine ansatte og studenter, og at open source-programvare i stor grad har muliggjort tjenestetilbudet vi har idag.

xkcd 743
xkcd – Infrastructures

En lyninnføring i open source-historie

Free Software Movement ble lansert i 1983 av Richard Stallman for å støtte sitt GNU-prosjekt, ofte regnet som det første formaliserte open source-prosjektet. Utgangspunktet for bevegelsens filosofi kom fra 1960- og 70-tallets hackerkultur[1], hvor fri deling og samutvikling av programvare var normen og å frata noen denne retten ble sett på som direkte umoralsk. I takt med mikrodatamaskinenes utbredelse ble det imidlertidig mer og mer vanlig å anse programvare som produkter underlagt opphavsretten, og programvareprodusenter begynte således å ta seg betalt for programvarelisenser. Det ble hevdet (blant av annet en ung Bill Gates[2]) at dersom en ikke kunne ta seg betalt for programvare ville ikke utviklere motiveres til å investere tid og penger i å lage produkter av høy kvalitet. Den nye trenden førte til en eksplosiv vekst i programvarebransjen, som senere skulle gjøre programvareentreprenører til verdens rikeste mennesker. For Richard Stallman var dette en katastrofe. I hans øyne var det nærmest en menneskerett at en skulle ha frihet og kontroll over egne datamaskiner og formålet med Free Software-bevegelsen og GNU-prosjektet var å sikre forbrukernes rett til å kjøre, dele, studere og endre programvare som de selv ville. Denne retten ble gitt gjennom en lisens, GNU General Public License, som idag er den mest utbrette frie programvarelisensen. Lisensen gir sluttbrukeren full frihet til å bruke, endre og redistribuere programvaren i den form hun selv ønsker, så lenge lisensvilkårene forblir de samme. (Det finnes også andre frie lisenser som BSD-lisensen, som tillater å redistribuere med andre lisensvilkår, men de skal vi ikke omtale her.)

GNU-prosjektet står bak noen av de mest utbredte IT-verktøyene i bruk idag og distribuert sammen med Linux-kjernen utgjør de et av de mest brukte operativsystemene. Stallman og hans disiplers fanatiske forhold til fri programvare har imidlertid virket avskrekkende på deler av IT-bransjen, som har sett open source som en trussel. Andre har rett og slett ikke tatt det seriøst; open source var noe skjeggete IT-hippier holdt på med i de mørke datahulene sine, fjernt fra det virkelige liv hvor det er «big money» som skaper gode team og god programvare.

Open Source Initiave
Open Source Initiative sin logo

Et vendepunkt kom imidlertid i 1997 da Netscape slapp kildekoden til nettleseren Netscape Navigator, noe det ble mye blest rundt. I 1998 ble Open Source Initiative grunnlagt, et samarbeid mellom flere foregangsmenn i open source-miljøet, der en prøvde å «re-brande» begrepet free software til noe som kunne være mer spiselig i forretningsverdenen. Organisasjonen oppfordret til å misjonere for open source-prinsipper, men ble ikke utelukkende mottatt med entusiasme. Blant andre Microsoft følte seg truet av initiativet, og uttalte i 2001: «[…] open source is an intellectual property destroyer. I can’t imagine something that could be worse than this for the software business and the intellectual-property business».[3]

userfriendly.org
userfriendly.org

Hovedprinsippene bak Open Source Initiative viser en strategiendring, hvor en vektla tekniske og økonomiske fordeler fremfor moralsk og sosialt ansvar:

  • Security
  • Affordability
  • Transperency
  • Perpetuity
  • Interoperability
  • Flexibility
  • Localization

Denne strategiendringen har hatt stor betydning for at IT-bransjen i dag er mer mottakelig for og delaktig i open source. Open source gir rett og slett bedre programvare, hevdes det. Mange bedrifter promoterer sine produkter som open source og bruker det aktivt i sin markedsføring.

Octocat - GitHub
Octocat – GitHubs maskot.

Nettsteder som GitHub har gjort det enklere enn noensinne å starte, dele og bidra til open source-prosjekter ved å kombinere versjonskontrollsystemet Git med social networking-funksjonalitet. GitHubs enorme popularitet har gitt en felles plattform for utviklere, hvor svært mange av dagens open source-prosjekter ligger tilgjengelig.[4]

Mange tenker på open source-programvare som gratis, men at det er gratis er altså ganske underordnet mange av de andre fordelene. Det viktigste er at man har tilgang på kildekoden og dermed kan se hvordan det virker, utføre forbedringer eller tilpasse det til andre systemer man bruker.

I del 2 skal ta vi for oss open source-programvare på IT-avdelingen, med eksempler på hva som ligger bak i kulissene hos oss. Følg med!

  1. Her menes en bestemt programmererkultur som ikke må forveksles med datakriminalitet.  ↩
  2. Bill Gates skrev i 1976 et åpent brev til legendariske Homebrew Computer Club, hvor han skarpt kritiserte klubbens manglende respekt og forståelse for opphavsrett knyttet til programvare.  ↩
  3. «Microsoft raps open-source approach, CNET, 03/05/2001»  ↩
  4. Til og med UiBeta ligger på GitHub. Red.  ↩
Publisert

Markdown

MarkdownHvem har ikke vært i følgende situasjon: du har noe som er i format X, og er nødt til å publisere, sende eller levere det i format Y? For å ikke snakke om alle de Microsoft Works filene, som noen av oss har, men som vi kan glemme å få gjort noe med.

Hvordan løser man egentlig alt dette? Jo, det første man gjør er å lagre alle filer i det enkleste filformatet som finnes – ren tekst. Jo enklere teknologien er, jo større er sannsynligheten for at du kan åpne, endre og forsatt bruke filene dine om 20 år. Og det enkleste som finnes er ren tekst filer. Det finnes ikke en eneste datamaskin der ute som ikke kan lese og endre dem.

Det eneste problemet med plain text er at det ikke finnes noen form for formatering. Og det er nettopp her markup språk som f.eks Markdown kommer inn.

Markdown er et lite sub-sett av HTML-standarden. Man har en enklere tilgang til det man som oftest bruker i et dokument, eller en blogg-post. Det er mange grunner til å bruke Markdown. En av de tingene jeg liker best med Markdown er hvor enkelt det er å både lese og skrive med det. En annen fordel, er at Markdown har blitt noe som kan kalles «standarden» når det gjelder markup språk. De fleste publiserings-systemer for blogger støtter det, i en eller annen form. Og et stort marked har åpnet seg opp med veldig gode verktøy for å jobbe med Markdown – både på web, på OS X og for iOS.

Det finnes også en rekke utvidelser av Markdown, som innfører nye elementer som f.eks tabeller og fotnoter. Den mest kjente av disse er MultiMarkdown.

Eksempler:

Hva Markdown / MultiMarkdown HTML
Lenke [Tittel](http://nettsted.com) <a href=“http://nettsted.com”>Tittel</a>
Kursiv _Tekst_ / *Tekst* <em>Tekst</em>
Fet __Tekst__ / **Tekst** <strong>Tekst</strong>
Blokksitat > Sitat <blockquote>Sitat</blockquote>
Overskrift 1 # Overskrift <h1>Overskrift</h1>
Overskrift 2 ## Overskrift <h2>Overskrift</h2>
Overskrift 3 ### Overskrift <h3>Overskrift</h3>
Overskrift 4 #### Overskrift <h4>Overskrift</h4>
Overskrift 5 ##### Overskrift <h5>Overskrift</h5>
Overskrift 6 ###### Overskrift <h6>Overskrift</h6>
Fotnote[1] Blablabla[^fn]
[^fn]: Dette er en footnote		 Lager en opplenket liste på slutten av dokumentet.

Les mer her hvis du vil se mer på Markdown dokumentasjonen, eller her for MultiMarkdown dokumentasjonen.

Jeg er ingen fan av hverken Word, Pages eller noe som helst annet WYSIWIG-verktøy[1] [2]. Med Markdown kan jeg skrive hvor som helst, i alle programmer som hvor man kan taste inn tegn, som også kan lagre filene som ren tekst kan i utgangspunktet brukes sammen med Markdown. Som nevnt tidligere, det finnes vel og merke en rekke verktøy som gjør det enklere å jobbe med Markdown.

Her er noen eksempler[3] på programvare som gjør det enkelt å komme i gang:

Det kommer en artikkel, eller to, om mange av de fantastiske appene som gjør det å bruke Markdown til en lek på et senere tidspunkt.

Sjekk også bloggen til Eivind hvor han skriver en del om hvordan han bruker Macen til produktivt arbeid. Red.

  1. What You See Is What You Get. ↩
  2. Grunnen til at jeg skyr WYSIWYG som presten er at det flytter fokus bort fra det å skrive ordene. Og ett av de andre tingene som alltid har frustrert meg grenseløst med dem er at du aldri vet om eller hvordan copy-paste av formattert tekst fungerer. Dette er grunnen til at jeg sverger til Markdown nå, og brukte HTML «in the old days».  ↩
  3. Dette er bare de helt enkleste verktøyene jeg vet om, det kommer en større artikkel siden, som går igjennom alle de – som jeg mener er de beste (på de platformene jeg bruker).  ↩
Publisert

Hva skal vi med Microsoft Word?

I mange år har Microsoft Office-pakken for alle praktiske formål vært hva mange faktisk brukte når de brukte en datamaskin. Slik er det ikke nødvendigvis lenger.

Aller mest er det tekstbehandlingsprogrammet Word som ikke lenger er et like sentralt arbeidsverktøy som det en gang var.

I stedet er det i de senere årene kommet flere gode nettleserbaserte alternativer til de vanlige Office-programmene. To av de viktigste er Google Documents og Evernote.

Jeg jobber som førstekonsulent i Holbergprisen, og hos oss skjer nesten all tradisjonell tekstbehandling i Google Documents eller i notatprogrammet Evernote.

I Holbergprisen bedrives relativt lite tradisjonell saksbehandling, og de fleste dokumentene vi arbeider med er fortløpende arbeidsnotater knyttet til planlegging av arrangement, sakslister til møter, skisser til nettsider, artikler eller trykksaker osv. På det meste kan det gå ukesvis mellom hver gang jeg åpner et dokument i Word.

Google Documents & Evernote

12934332945_9aee9019be_o
Google Documents er office-pakken til Google. Har du en Gmail-konto, har du også tilgang til Google Documents med tekstbehandling, regneark, et PowerPoint-lignenede program og et tegneprogram.

Alle dokumentene samles i en egen Google Drive som funker noenlunde på samme måte som dokumentmappene på pc’en.

Evernote er et notatprogram som gjør notatene dine tilgjengelig på alle maskinene du jobber. I tillegg til en nettleserversjon, er det også mulig å installere et eget Evernote-program på pc’en. Evernote har også veldige gode apper for Android/iOS (Iphone / Ipad).

Google Documents

Vi tar nytte av spesielt tekstbehandlingen og regnearkene til Google Documents. Typiske bruksområder er:

  • Saklister til ukentlige arbeidsmøter og planleggingsmøter
  • Utkast, kladder til artikler, nettsider, trykksaker etc
  • Kjøreplaner
  • Oversikter over arbeidsoppgaver
  • Ad-hoc fellesfolder i for eksterne medarbeidere (innleid, frivillige, praksisstudenter osv)

Fellesmapper hvor tilganger opprettes etter behov

Vi har opprettet en delt fellesmappe i Google Drive som alle har tilgang til. Alle dokumenter og filer som legges her deles automatisk.

Vi kan også opprette undermapper hvor også eksterne samarbeidspartnere gis tilgang hvis aktuelt. Dette er en stor fordel i Holbergprisen, hvor vi ofte har frivillige, studentmedarbeidere inne i kortere perioder. Den klassiske måten å dele dokumenter – å sende epostvedlegg frem og tilbake – ville vært tungvint i lengden.

Bedre tilretteligging for tilgang på mobiler og nettbrett

På samme måte som man forlengst er vant til å kunne lese epost på smartelefonen, er det i økende grad ønskelig at dokumentene man jobber med er tilgjengelig på telefon. Dette gjelder i enda større grad for nettbrett, som også brukes mye internt i Holbergprisen. Spesielt i forbindelse med møtevirksomhet. Da blir pc-sentriskheten til de tradisjonelle Office-programmene et problem. Både Google Documents og Evernote har gode tilpasninger for smarttelefon/nettbrett.

Skrive bok med Google Documents

Ved siden av jobben i Holbergprisen, skrev jeg for et par år siden boken Trilleturer i Bergen (2012) sammen med en kompis. Hele denne boken ble skrevet i Google Documents.

Det gikk helt knirkefritt, hadde vi brukt Word (eller for den saks skyld OpenOffice/Libre) ville vi, selv med dokumentdeling via Dropbox, derimot fått en rekke problemer med arbeidsflyten vår.

Vi var to stykker som begge jobbet på flere, forskjellige datamaskiner med varierende operativsystemer (Windows + Linux) ispedd enkelte økter på nettbrett og smarttelefon. Vi hadde heller ikke samme Office-pakke installert (Windows Office og Libre Office).

Men ingen av disse tingene betydde noe. Uansett hva slags maskin vi satt med, var det bare å åpne nettleseren, logge inn i gmail/gdocs og begynne å skrive.

En av de virkelig store fordelene med Google Documents er at det er lagt godt til rette for at flere jobber samtidig med samme dokument. Ikke bare vises hvem som er logget på dokumentet, men man ser også fortløpende hva de andre gjør. Når vi holdt på med Trilleturer i Bergen, hadde vi begge små barn med tilsvarende  begrensede tidsflater å skrive innenfor, og ofte jobbet vi med samme dokument samtidig.

Selv om Word fremdeles muligens er best på håndtering av korrekturendringer, spesielt i større dokumenter, legger kommentarsporet til Google Documents mye bedre til rette for en fortløpende kommentering  og dialog underveis. Google Documents har bedre kommentarhistorikk, og mulighet til åpne et eget chat-vindu ved siden av hoveddokumentet.

12934747404_a4f182f4c8_b

Det er også mulig å åpne et eget sidevindu hvor man søke etter relevant informasjon i blant annet Google og Wikipedia uten å forlate hoveddokumentet (Man kan til og med direkte hente inn fotnotereferanser fra Google Scholar. Red.).

12934333105_2d4dfce828_b

Det var først når boken var ferdig, og de forskjellige kapitlene skulle flettes sammen, at det endelig var på tide å ta i bruk Word. Delvis fordi Google Documents lett kan begynne å henge litt når det jobbes med større dokumenter/filer. Ikke mye, men nok til at det er plagsomt. Dessuten ville forlaget uansett ha en word-fil, og det er noe mer forutsigbart å flette sammen hoveddokumentet i samme program som mottaker bruker. Google Documents kan både importere og eksportere til Word-filformatet.

Evernote

12935224743_d04078c59e_b

Evernote er ikke bare en erstatning for Word, men tar også over mye av den klassiske papirbaserte notatskrivingen. Evernote har ikke like gode delingsmuligheter som Google Documents, så mens fellesdokumenter ofte havner i Google Documents, inngår Evernote mer i den individuelle arbeidsflyten.

I likhet med den klassiske papirnotatboken, er det også en tendens til at Evernote blir samlested både for privat- og jobbnotatene.

Evernote har også en egen kamerainnstilling som er tilpasset å ta bilder av papirnotater. Det er til og med mulig å kjøpe en Moleskinn notatbok tilpasset dette, dog funker helt vanlige notatbøker også helt fint.

Sikkerhet, arkivering og tilgjengelighet

Siden bruken av Google Documents og Evernote har sneket seg gradvis inn, og i utgangspunktet vært mer en ad-hoc løsning på konkrete problemer knyttet til bruk av nettbrett, tilgang for eksterne medarbeider etc, har det aldri vært etablert en klar praksis mht både praktiske og sikkerhetsmessige problemer som kan oppstå ved denne type tjeneste.

For Holbergprisens del, er mesteparten av innholdet som i dag kanaliseres gjennom Google Documents / Evernote relativt lite problematisk å ha liggende på eksterne skytjenester. Når det gjelder mer sensitiv informasjon, f. eks. knyttet til nominasjoner osv, er det mindre grad aktuelt å bruke for eksempel Google Documents.

Eksempler på innhold hvor Google Documents og/eller Evernote i hovedregelen ikke brukes:

  • Sensitivt materiale knyttet til nominasjon, fagkomite, styre, personal etc
  • Sakspapirer til styremøter
  • Ikke permanent arkiv. Hvis innholdet er arkivverdig flyttes endelig versjon av dokumentet over i de vanlige fellesfolderene.
  • Større regneark med f.eks budsjetter, kontaktlister eller invitasjonsoversikter blir som regel håndtert med Excel (Riktignok er en medvirkende årsak til dette mest at Excel er best på større regneark).

Så hva skal vi da egentlig med Microsoft Word?

Word er fremdeles hakket bedre når man skal jobbe med større tekstfiler. Men bare så vidt, og litt for ofte sitter man med en følelse av at Word venter til akkurat det mest sårbare øyeblikket for så å dolke deg i ryggen med et kuriøst formateringsproblem eller noe tilsvarende.

Det som «redder» Word er at det har et symbiotiske forhold til en del administrative programmer eller med siteringsløsninger som EndNote. Dette gjør det i mange sammenhenger er vanskelig å unngå Word. Dessuten er det standardprogrammet som alle har og er mer eller mindre komfortable med å bruke. Så ofte faller man tilbake på Word fordi det er et minste felles multiplum.

En gang var Microsoft Word det selvsagte verkøyet for alle som brukte datamaskinen til å skrive, nå er programvaremotsvaret til leiebilradioene som alltid er innstilt på P4.

Publisert

Knut Tande om digitalisering av undervisning

I forrige uke kunne vi lese i Studvest at Juridisk fakultet har kommet langt i digitalisering av undervisningen. Visedekan Knut Tande er nok en av de som har mest erfaring med dette på UiB og vi utfordret derfor han til å spille inn en video for oss. Det har han gjort, og resultatet ser dere her:

Mange takk til Knut Tande for å stille opp på kort varsel!

Publisert

UniBergen på Instagram

Når universiteter skal på Instagram blir det stort sett gjort på samme måte. Det er en enkel formel som kan være veldig effektiv; glade studenter, vakre bygninger, en kaffekopp i soloppgang og maten i bibliotekskafeen. Det fungerer i Norge (@NTNU, @blikjentmedUiO, @handelshoyskolenBI) og internasjonalt (@HarvardU, @LundUniversity, @Stanford).

Det er likevel gjerne en side som mangler når universiteter representerer seg selv på Instagram. De som har den mest interessante hverdagen er ikke informasjonsarbeidere eller konsulenter (eller til og med studentene), men forskerne selv. Som et eksperiment spurte vi i Kommunikasjonsavdelingen høsten 2013 rundt femten forskere fra ulike fagfelt om de kunne tenke seg å poste bilder fra forskningen sin på @UniBergen. Vi prøvde å finne frem til dem som var interesserte i å formidle på nye måter, og ikke en eneste av dem vi spurte sa nei til utfordringen.

Og det kan være en utfordring. Enkelte fagfelt har klare fordeler når det gjelder visuell formidling. De som tilbringer mye tid i laboratoriet eller i felten har det enklere enn dem som driver teoritung forskning i bøker eller foran skjermen. Det er likevel viktig for oss å formidle bredden på universitetet. Nå kan du se poster fra blant andre en jurist, en klimaforsker, et par biologer, arkeologer på Vestlandet og i Afrika, konservatorer fra Universitetsmuseet, fra Arboretet på Milde, fra Spesialsamlingene ved Universitetsbiblioteket, en geolog, en visualiseringsekspert fra Institutt for informatikk…og i februar fikk vi selskap av en romforsker og en værforsker. Vi er stadig på jakt etter flere.

Det er klart at livet som forsker ikke er en endeløs rekke av glamorøse øyeblikk med #lofi-filter. De sitter gjerne foran en skjerm eller på syttende rad i et auditorium, stirrende på en PowerPoint-presentasjon slik som resten av oss. Og joda, dette blir også dokumentert på @UniBergen iblant. Forskerne som er med har fått full tilgang til Instagram-kontoen og kan i utgangspunktet poste hva de vil når de vil. Vi på Kommunikasjonsavdelingen har gitt dem noen råd og retningslinjer på veien, og bortsett fra å prøve å gi konstruktive tilbakemeldinger lar vi forskerne få så frie hender som mulig.

Det ligger noen utfordringer i selve mediet Instagram. For det første har vi lagt opp til en del tekst i postene, for å kunne fortelle hva som skjer på bildene. Det kan være nyttig når rottehjerner blir dissekert, eller når 30 000 år gammel kunst blir studert – informasjon som rett og slett ikke lar seg formidle i ren bildeform. Vi har basert oss på de teksttunge postene til @Instagram selv, men vi får tilbakemeldinger om at det kan være for mye tekst i postene våre.

Bruken vår er strengt tatt heller ikke særlig sosial, og @UniBergen er ikke en spesielt brukerinvolverende konto i motsetning til @UiButdanning som henvender seg til studenter og potensielle søkere med emneknagg-konkurranser og kampanjer. På dette tidspunktet er jeg ikke sikker på hvordan det skulle gjøres, eller om det i det hele tatt er nødvendig. Kanskje UiBeta-leserne har noen innspill?