I mange år har Microsoft Office-pakken for alle praktiske formål vært hva mange faktisk brukte når de brukte en datamaskin. Slik er det ikke nødvendigvis lenger.
Aller mest er det tekstbehandlingsprogrammet Word som ikke lenger er et like sentralt arbeidsverktøy som det en gang var.
I stedet er det i de senere årene kommet flere gode nettleserbaserte alternativer til de vanlige Office-programmene. To av de viktigste er Google Documents og Evernote.
Jeg jobber som førstekonsulent i Holbergprisen, og hos oss skjer nesten all tradisjonell tekstbehandling i Google Documents eller i notatprogrammet Evernote.
I Holbergprisen bedrives relativt lite tradisjonell saksbehandling, og de fleste dokumentene vi arbeider med er fortløpende arbeidsnotater knyttet til planlegging av arrangement, sakslister til møter, skisser til nettsider, artikler eller trykksaker osv. På det meste kan det gå ukesvis mellom hver gang jeg åpner et dokument i Word.
Google Documents & Evernote
Google Documents er office-pakken til Google. Har du en Gmail-konto, har du også tilgang til Google Documents med tekstbehandling, regneark, et PowerPoint-lignenede program og et tegneprogram.
Alle dokumentene samles i en egen Google Drive som funker noenlunde på samme måte som dokumentmappene på pc’en.
Evernote er et notatprogram som gjør notatene dine tilgjengelig på alle maskinene du jobber. I tillegg til en nettleserversjon, er det også mulig å installere et eget Evernote-program på pc’en. Evernote har også veldige gode apper for Android/iOS (Iphone / Ipad).
Google Documents
Vi tar nytte av spesielt tekstbehandlingen og regnearkene til Google Documents. Typiske bruksområder er:
- Saklister til ukentlige arbeidsmøter og planleggingsmøter
- Utkast, kladder til artikler, nettsider, trykksaker etc
- Kjøreplaner
- Oversikter over arbeidsoppgaver
- Ad-hoc fellesfolder i for eksterne medarbeidere (innleid, frivillige, praksisstudenter osv)
Fellesmapper hvor tilganger opprettes etter behov
Vi har opprettet en delt fellesmappe i Google Drive som alle har tilgang til. Alle dokumenter og filer som legges her deles automatisk.
Vi kan også opprette undermapper hvor også eksterne samarbeidspartnere gis tilgang hvis aktuelt. Dette er en stor fordel i Holbergprisen, hvor vi ofte har frivillige, studentmedarbeidere inne i kortere perioder. Den klassiske måten å dele dokumenter – å sende epostvedlegg frem og tilbake – ville vært tungvint i lengden.
Bedre tilretteligging for tilgang på mobiler og nettbrett
På samme måte som man forlengst er vant til å kunne lese epost på smartelefonen, er det i økende grad ønskelig at dokumentene man jobber med er tilgjengelig på telefon. Dette gjelder i enda større grad for nettbrett, som også brukes mye internt i Holbergprisen. Spesielt i forbindelse med møtevirksomhet. Da blir pc-sentriskheten til de tradisjonelle Office-programmene et problem. Både Google Documents og Evernote har gode tilpasninger for smarttelefon/nettbrett.
Skrive bok med Google Documents
Ved siden av jobben i Holbergprisen, skrev jeg for et par år siden boken Trilleturer i Bergen (2012) sammen med en kompis. Hele denne boken ble skrevet i Google Documents.
Det gikk helt knirkefritt, hadde vi brukt Word (eller for den saks skyld OpenOffice/Libre) ville vi, selv med dokumentdeling via Dropbox, derimot fått en rekke problemer med arbeidsflyten vår.
Vi var to stykker som begge jobbet på flere, forskjellige datamaskiner med varierende operativsystemer (Windows + Linux) ispedd enkelte økter på nettbrett og smarttelefon. Vi hadde heller ikke samme Office-pakke installert (Windows Office og Libre Office).
Men ingen av disse tingene betydde noe. Uansett hva slags maskin vi satt med, var det bare å åpne nettleseren, logge inn i gmail/gdocs og begynne å skrive.
En av de virkelig store fordelene med Google Documents er at det er lagt godt til rette for at flere jobber samtidig med samme dokument. Ikke bare vises hvem som er logget på dokumentet, men man ser også fortløpende hva de andre gjør. Når vi holdt på med Trilleturer i Bergen, hadde vi begge små barn med tilsvarende begrensede tidsflater å skrive innenfor, og ofte jobbet vi med samme dokument samtidig.
Selv om Word fremdeles muligens er best på håndtering av korrekturendringer, spesielt i større dokumenter, legger kommentarsporet til Google Documents mye bedre til rette for en fortløpende kommentering og dialog underveis. Google Documents har bedre kommentarhistorikk, og mulighet til åpne et eget chat-vindu ved siden av hoveddokumentet.
Det er også mulig å åpne et eget sidevindu hvor man søke etter relevant informasjon i blant annet Google og Wikipedia uten å forlate hoveddokumentet (Man kan til og med direkte hente inn fotnotereferanser fra Google Scholar. Red.).
Det var først når boken var ferdig, og de forskjellige kapitlene skulle flettes sammen, at det endelig var på tide å ta i bruk Word. Delvis fordi Google Documents lett kan begynne å henge litt når det jobbes med større dokumenter/filer. Ikke mye, men nok til at det er plagsomt. Dessuten ville forlaget uansett ha en word-fil, og det er noe mer forutsigbart å flette sammen hoveddokumentet i samme program som mottaker bruker. Google Documents kan både importere og eksportere til Word-filformatet.
Evernote
Evernote er ikke bare en erstatning for Word, men tar også over mye av den klassiske papirbaserte notatskrivingen. Evernote har ikke like gode delingsmuligheter som Google Documents, så mens fellesdokumenter ofte havner i Google Documents, inngår Evernote mer i den individuelle arbeidsflyten.
I likhet med den klassiske papirnotatboken, er det også en tendens til at Evernote blir samlested både for privat- og jobbnotatene.
Evernote har også en egen kamerainnstilling som er tilpasset å ta bilder av papirnotater. Det er til og med mulig å kjøpe en Moleskinn notatbok tilpasset dette, dog funker helt vanlige notatbøker også helt fint.
Sikkerhet, arkivering og tilgjengelighet
Siden bruken av Google Documents og Evernote har sneket seg gradvis inn, og i utgangspunktet vært mer en ad-hoc løsning på konkrete problemer knyttet til bruk av nettbrett, tilgang for eksterne medarbeider etc, har det aldri vært etablert en klar praksis mht både praktiske og sikkerhetsmessige problemer som kan oppstå ved denne type tjeneste.
For Holbergprisens del, er mesteparten av innholdet som i dag kanaliseres gjennom Google Documents / Evernote relativt lite problematisk å ha liggende på eksterne skytjenester. Når det gjelder mer sensitiv informasjon, f. eks. knyttet til nominasjoner osv, er det mindre grad aktuelt å bruke for eksempel Google Documents.
Eksempler på innhold hvor Google Documents og/eller Evernote i hovedregelen ikke brukes:
- Sensitivt materiale knyttet til nominasjon, fagkomite, styre, personal etc
- Sakspapirer til styremøter
- Ikke permanent arkiv. Hvis innholdet er arkivverdig flyttes endelig versjon av dokumentet over i de vanlige fellesfolderene.
- Større regneark med f.eks budsjetter, kontaktlister eller invitasjonsoversikter blir som regel håndtert med Excel (Riktignok er en medvirkende årsak til dette mest at Excel er best på større regneark).
Så hva skal vi da egentlig med Microsoft Word?
Word er fremdeles hakket bedre når man skal jobbe med større tekstfiler. Men bare så vidt, og litt for ofte sitter man med en følelse av at Word venter til akkurat det mest sårbare øyeblikket for så å dolke deg i ryggen med et kuriøst formateringsproblem eller noe tilsvarende.
Det som «redder» Word er at det har et symbiotiske forhold til en del administrative programmer eller med siteringsløsninger som EndNote. Dette gjør det i mange sammenhenger er vanskelig å unngå Word. Dessuten er det standardprogrammet som alle har og er mer eller mindre komfortable med å bruke. Så ofte faller man tilbake på Word fordi det er et minste felles multiplum.
En gang var Microsoft Word det selvsagte verkøyet for alle som brukte datamaskinen til å skrive, nå er programvaremotsvaret til leiebilradioene som alltid er innstilt på P4.